Reguli de comunicare între asistenta avocatului și client

Capitolul I

DISPOZIȚII GENERALE

Articolul 1. Obiectul reglementării

(1) Prezentele Reguli stabilesc cadrul de comunicare dintre asistenta avocatului și client în legătură cu organizarea și desfășurarea raportului profesional dintre avocat și client.

(2) Regulile urmăresc delimitarea atribuțiilor asistentei, organizarea eficientă a comunicării și asigurarea unui cadru clar, confidențial, previzibil și corespunzător activității cabinetului.

Articolul 2. Principiile comunicării

(1) Comunicarea dintre asistenta avocatului și client se întemeiază pe legalitate, bună-credință, confidențialitate, respect reciproc, responsabilitate și delimitarea clară a atribuțiilor.

(2) Comunicarea se realizează în limitele atribuțiilor asistentei și ale obiectului raportului profesional, cu respectarea confidențialității, a timpului de lucru și a competențelor care aparțin exclusiv avocatului.

Articolul 3. Rolul asistentei avocatului

(1) Asistenta avocatului asigură suportul organizatoric și administrativ al activității cabinetului și facilitează comunicarea dintre avocat și client, în limitele atribuțiilor stabilite.

(2) Asistenta gestionează programările, comunicările curente, recepționarea și transmiterea documentelor și alte activități administrative necesare desfășurării raportului profesional dintre avocat și client.

Articolul 4. Limitele atribuțiilor

(1) Asistenta avocatului nu substituie avocatul, nu acordă consultații juridice, nu formulează opinii juridice, nu stabilește strategia cauzei și nu adoptă decizii profesionale care aparțin avocatului.

(2) Întrebările care necesită interpretarea legii, aprecierea situației juridice, evaluarea probelor ori formularea unei recomandări sunt transmise avocatului pentru examinare.

Articolul 5. Caracterul administrativ al comunicării

(1) Comunicarea cu asistenta are, de regulă, caracter organizatoric și administrativ și urmărește facilitarea legăturii dintre client și avocat.

(2) Informațiile comunicate de asistentă nu constituie consultație juridică, cu excepția transmiterii către client a unei informații sau poziții formulate anterior de avocat.

Articolul 6. Identificarea clientului

(1) În cadrul organizării primei consultații sau al formalităților necesare încheierii contractului de asistență juridică, asistenta poate solicita clientului prezentarea unui act de identitate valabil.

(2) Asistenta utilizează datele de identificare numai în scopul organizării raportului profesional și al îndeplinirii formalităților aferente acestuia, cu respectarea confidențialității și a legislației privind protecția datelor cu caracter personal.

Capitolul II

ORGANIZAREA COMUNICĂRII

Articolul 7. Programul de comunicare

(1) Comunicarea cu asistenta are loc în timpul programului de lucru al cabinetului. Mesajele și apelurile efectuate după program, sâmbăta, duminica sau în zilele nelucrătoare sunt examinate, de regulă, în următoarea zi lucrătoare.

(2) Transmiterea unei comunicări în afara programului nu presupune obligația unui răspuns imediat, cu excepția situațiilor care necesită transmiterea urgentă a informației către avocat.

Articolul 8. Canalele de comunicare

(1) Telefonul și SMS-ul se utilizează pentru comunicări operative, programări și mesaje scurte, iar e-mailul este recomandat pentru transmiterea documentelor și informațiilor detaliate.

(2) Clientul utilizează canalul de comunicare corespunzător naturii solicitării și evită transmiterea simultană a aceleiași comunicări prin mai multe mijloace, dacă aceasta a fost deja recepționată.

Articolul 9. Solicitarea de a fi contactat de avocat

(1) Clientul care solicită prin intermediul asistentei să fie contactat de avocat comunică numele, cauza și, în mod succint, motivul solicitării, indicând existența unui termen sau a unei eventuale urgențe.

(2) Solicitarea formulată numai prin expresia „să mă sune avocatul” nu permite stabilirea naturii și priorității comunicării. Indicarea motivului permite avocatului să identifice obiectul discuției și să își organizeze corespunzător activitatea.

Articolul 10. Situația în care avocatul nu răspunde

(1) Dacă avocatul nu răspunde direct, clientul poate comunica asistentei motivul contactării și informațiile necesare identificării cauzei.

(2) Asistenta transmite avocatului solicitarea în funcție de natura acesteia, fără ca recepționarea mesajului să presupună obligația avocatului de a efectua imediat apelul solicitat.

Articolul 11. Situațiile urgente

(1) În cazul unei situații urgente, clientul comunică succint împrejurarea intervenită, autoritatea implicată, termenul existent și motivul pentru care este necesară intervenția avocatului.

(2) Asistenta transmite cu prioritate informația avocatului, fără a substitui aprecierea profesională a acestuia asupra caracterului juridic al situației și asupra măsurilor care urmează a fi întreprinse.

Articolul 12. Comunicările repetate

(1) Repetarea aceleiași solicitări prin apeluri, SMS-uri sau e-mailuri nu determină examinarea prioritară a acesteia dacă informația a fost deja recepționată.

(2) Clientul revine asupra unei solicitări atunci când au intervenit împrejurări noi, un termen apropiat sau alte informații care modifică caracterul ori urgența comunicării.

Capitolul III

PROGRAMĂRILE, CONSULTAȚIILE ȘI DOCUMENTELE

Articolul 13. Programările

(1) Asistenta efectuează și confirmă programările pentru consultații, întrevederi sau alte activități stabilite cu avocatul și comunică informațiile administrative care sunt necesare pentru a fi prezentate clientului.

(2) Programarea se stabilește în funcție de disponibilitatea avocatului, natura solicitării și, după caz, urgența cauzei, fără ca solicitarea clientului să determine în mod automat acordarea imediată a consultației.

Articolul 14. Consultațiile și serviciile juridice

(1) Dacă solicitarea clientului necesită consultație juridică, examinarea suplimentară a documentelor sau prestarea unui serviciu distinct, asistenta informează clientul despre necesitatea programării acestuia.

(2) Asistenta poate comunica condițiile administrative și de achitare stabilite de avocat sau prevăzute în raportul contractual, fără a aprecia în nume propriu conținutul ori întinderea serviciului juridic necesar.

Articolul 15. Transmiterea documentelor

(1) Documentele transmise între client, avocat și/sau asistenta avocatului se expediază, cu prioritate, în format PDF, la adresa electronică de corespondență indicată, într-o formă completă, lizibilă și ordonată.

(2) Documentele se transmit, de regulă, scanate, iar nu fotografiate. Dacă acestea conțin un termen procedural, necesită o acțiune într-un anumit termen sau au caracter urgent, partea care le transmite indică expres acest fapt și, după caz, data primirii lor.

Articolul 16. Recepționarea documentelor

(1) Asistenta poate recepționa documentele și informațiile destinate avocatului, asigurând transmiterea și administrarea acestora potrivit procedurilor interne ale cabinetului.

(2) Recepționarea unui document de către asistentă nu înseamnă că acesta a fost examinat juridic de avocat și nici că a fost depus la o autoritate sau utilizat într-un proces judiciar sau extrajudiciar.

Capitolul IV

CONFIDENȚIALITATEA ȘI PROTECȚIA INFORMAȚIILOR

Articolul 17. Confidențialitatea

(1) Asistenta păstrează caracterul confidențial al informațiilor, documentelor și comunicărilor de care ia cunoștință în exercitarea atribuțiilor sale și le utilizează numai în scopul activității pentru care au fost comunicate.

(2) Documentele și informațiile sunt păstrate și transmise în condiții care să prevină accesul sau divulgarea neautorizată, iar datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu legislația aplicabilă.

Articolul 18. Limitele informațiilor comunicate asistentei

(1) Clientul comunică asistentei informațiile necesare pentru identificarea cauzei, organizarea activității și transmiterea solicitării către avocat.

(2) Informațiile sensibile sau aspectele care necesită consultație, apreciere juridică ori discutarea strategiei pot fi rezervate comunicării directe cu avocatul, dacă transmiterea lor asistentei nu este necesară pentru gestionarea administrativă a cauzei.

Capitolul V

CONDUITA ÎN COMUNICARE

Articolul 19. Respectul reciproc

(1) Comunicarea dintre client și asistenta avocatului se desfășoară într-o manieră profesională, civilizată și bazată pe respect reciproc.

(2) Nu sunt admise presiunile, limbajul ofensator, comunicările abuzive ori solicitarea ca asistenta să ofere informații, consultații sau decizii care depășesc atribuțiile sale.