Reguli de comunicare între avocat și client

Capitolul I

DISPOZIȚII GENERALE

Articolul 1. Obiectul reglementării

(1) Prezentele Reguli stabilesc cadrul de comunicare și colaborare dintre avocat și client pe durata acordării asistenței juridice.

(2) Regulile urmăresc delimitarea rolurilor și responsabilităților, organizarea eficientă a activității profesionale și asigurarea unei comunicări clare, confidențiale, previzibile și bazate pe respect reciproc.

Articolul 2. Principiile raportului profesional

(1) Raportul dintre avocat și client se întemeiază pe legalitate, bună-credință, confidențialitate, colaborare, respect reciproc și independență profesională.

(2) Comunicarea și acțiunile părților se realizează în limitele mandatului, cu respectarea responsabilităților proprii și a timpului profesional necesar acordării unei asistențe juridice corespunzătoare.

Articolul 3. Rolul avocatului

(1) Avocatul acordă asistență juridică prin consultare, îndrumare, redactarea actelor, reprezentare, apărare și alte mijloace profesionale permise de lege, în limitele mandatului convenit.

(2) Avocatul identifică problema juridică, apreciază situația de fapt și de drept și stabilește mijloacele juridice adecvate pentru protejarea ori realizarea drepturilor și intereselor legitime ale clientului.

Articolul 4. Rolul clientului

(1) Clientul este titularul drepturilor și intereselor care formează obiectul asistenței juridice și rămâne direct implicat în soluționarea propriei probleme.

(2) Clientul prezintă situația cunoscută, furnizează informațiile și documentele relevante, ia hotărârile care îi aparțin și întreprinde acțiunile care, prin natura lor, trebuie realizate personal.

Articolul 5. Identificarea clientului

(1) La prima consultație, clientul prezintă un act de identitate valabil, în scopul stabilirii identității sale și al organizării corespunzătoare a raportului profesional.

(2) La încheierea contractului de asistență juridică, identitatea clientului se verifică în baza actului de identitate prezentat, iar datele necesare se consemnează și se prelucrează în condițiile prevăzute de lege.

Capitolul II

EVALUAREA JURIDICĂ ȘI STRATEGIA CAUZEI

Articolul 6. Expunerea situației de către client

(1) Clientul prezintă avocatului problema din propria perspectivă, indicând faptele cunoscute, persoanele implicate, documentele existente, acțiunile deja întreprinse și rezultatul urmărit.

(2) Clientul distinge, pe cât posibil, faptele cunoscute personal de presupunerile, concluziile sau aprecierile proprii asupra situației.

Articolul 7. Evaluarea juridică

(1) Avocatul examinează informațiile și documentele prezentate și apreciază situația prin raportare la normele juridice aplicabile.

(2) Calificarea juridică, identificarea drepturilor sau intereselor afectate, alegerea mijloacelor de protecție și aprecierea relevanței faptelor și probelor țin de competența profesională a avocatului.

Articolul 8. Stabilirea obiectivului juridic

(1) În urma evaluării juridice, avocatul și clientul clarifică rezultatul urmărit și limitele în care acesta poate fi realizat prin mijloacele prevăzute de lege.

(2) Avocatul informează clientul atunci când obiectivul urmărit este nelegal, imposibil, disproporționat sau nu poate fi realizat prin mijloacele juridice solicitate.

Articolul 9. Elaborarea strategiei juridice

(1) Strategia juridică este elaborată de avocat în raport cu situația de fapt și de drept, probele disponibile, obiectivul urmărit, procedura aplicabilă și riscurile identificate.

(2) Strategia poate stabili succesiunea acțiunilor, mijloacele juridice, modul de administrare a probelor, comunicarea cu autoritățile ori alte persoane și conduita procesuală necesară executării mandatului.

Articolul 10. Consultarea clientului asupra strategiei

(1) Avocatul explică clientului obiectivele, etapele principale, riscurile și consecințele relevante ale strategiei juridice, în măsura necesară înțelegerii acesteia.

(2) În cazul în care strategia presupune alegerea dintre opțiuni asupra cărora hotărârea aparține clientului, avocatul prezintă alternativele și consecințele acestora, iar clientul își exprimă hotărârea în cunoștință de cauză.

Articolul 11. Respectarea strategiei juridice

(1) Clientul își coordonează cu avocatul acțiunile care pot influența cauza și evită conduitele susceptibile să afecteze poziția juridică, probele sau eficiența strategiei stabilite.

(2) Înainte de efectuarea unei acțiuni relevante față de partea adversă, autorități sau alte persoane implicate, clientul consultă avocatul dacă acțiunea poate produce consecințe juridice asupra cauzei.

Articolul 12. Acțiunile independente ale clientului

(1) Clientul rămâne liber să întreprindă acțiunile care îi aparțin, ținând cont de recomandările juridice primite și de consecințele pe care acestea le pot produce asupra cauzei.

(2) În cazul în care clientul întreprinde o acțiune relevantă fără consultarea avocatului ori contrar strategiei stabilite, acesta informează avocatul fără întârziere pentru reevaluarea situației și, după caz, ajustarea strategiei.

Articolul 13. Obligația de informare completă

(1) Clientul comunică avocatului toate informațiile și documentele care au legătură cu obiectul mandatului, inclusiv pe cele pe care le consideră nefavorabile, sensibile sau lipsite de importanță.

(2) Clientul nu omite și nu ascunde informații susceptibile să influențeze calificarea juridică, administrarea probelor, strategia sau rezultatul cauzei, aprecierea relevanței acestora revenind avocatului.

Articolul 14. Informațiile și împrejurările noi

(1) Clientul informează avocatul fără întârziere despre orice fapt, document, comunicare, act al unei autorități sau altă împrejurare nouă care poate influența cauza.

(2) Informațiile apărute ulterior pot determina reconsiderarea evaluării inițiale, a recomandărilor sau a strategiei juridice.

Capitolul III

RESPONSABILITĂȚILE ȘI HOTĂRÂRILE PĂRȚILOR

Articolul 15. Colaborarea dintre avocat și client

(1) Asistența juridică presupune colaborarea activă dintre avocat și client, fiecare exercitând responsabilitățile care îi revin în cadrul raportului profesional.

(2) Avocatul consultă, ghidează și întreprinde acțiunile juridice aferente mandatului, iar clientul participă activ la realizarea propriilor drepturi și îndeplinește acțiunile care îi revin.

Articolul 16. Responsabilitatea clientului pentru propria problemă juridică

(1) Problema juridică aparține clientului, care rămâne responsabil pentru propriile acțiuni și hotărâri, precum și pentru urmărirea împrejurărilor care îi pot afecta drepturile sau interesele.

(2) Avocatul acordă suport și ghidare juridică și intervine prin mijloace profesionale atunci când sunt necesare cunoștințe juridice, reprezentare, apărare, redactarea actelor sau alte activități juridice.

Articolul 17. Hotărârile care aparțin clientului

(1) În cazul în care alegerea dintre mai multe opțiuni juridice sau procedurale aparține clientului, avocatul explică alternativele disponibile, consecințele și riscurile relevante.

(2) Avocatul poate formula recomandarea profesională pe care o consideră adecvată, însă hotărârea finală aparține clientului și este luată în cunoștință de cauză.

Articolul 18. Deciziile profesionale ale avocatului

(1) Avocatului îi aparțin deciziile privind modul profesionist de exercitare a mandatului, inclusiv alegerea mijloacelor juridice, formularea argumentelor, organizarea apărării și conduita profesională.

(2) Clientul este informat și, după caz, consultat atunci când o asemenea decizie poate influența semnificativ interesele sale, fără a putea impune avocatului o conduită contrară legii, deontologiei sau independenței profesionale.

Articolul 19. Comunicarea hotărârilor clientului

(1) Hotărârile care aparțin clientului sunt comunicate avocatului după acordarea explicațiilor și consultației necesare pentru adoptarea acestora în cunoștință de cauză.

(2) Hotărârea poate fi comunicată oral sau în scris, prin orice mijloc adecvat de comunicare, cu condiția ca voința clientului să fie exprimată în mod clar și neechivoc.

Capitolul IV

MANDATUL ȘI COMUNICAREA PROFESIONALĂ

Articolul 20. Limitele mandatului

(1) Asistența juridică se acordă în limitele obiectului contractual și ale întinderii mandatului convenit între avocat și client.

(2) O problemă nouă, examinarea unor acte suplimentare ori efectuarea unor activități care depășesc obiectul mandatului poate necesita convenirea unui serviciu sau mandat distinct.

Articolul 21. Limitele comunicării profesionale

(1) Comunicarea dintre avocat și client trebuie să aibă legătură cu obiectul mandatului, cauza încredințată sau cu o problemă juridică pentru care se solicită asistență.

(2) Aspectele exclusiv personale, fără legătură cu raportul profesional, nu fac obiectul comunicării avocat–client, în vederea protejării caracterului profesional al relației, a timpului de lucru și a calității serviciului juridic.

Articolul 22. Rolul asistentei avocatului în raport cu clientul

(1) Asistenta avocatului asigură suportul organizatoric și administrativ al activității cabinetului, inclusiv gestionarea programărilor, recepționarea și transmiterea comunicărilor, documentelor și informațiilor dintre avocat și client.

(2) Asistenta nu substituie avocatul, nu acordă consultații juridice, nu formulează opinii juridice și nu adoptă decizii profesionale privind cauza. Solicitările care necesită o apreciere juridică sunt transmise avocatului.

Articolul 23. Scopul comunicării

(1) Comunicarea clientului indică, pe cât posibil, cauza și scopul acesteia, inclusiv solicitarea unei consultații, formularea unei întrebări, transmiterea unui document sau informarea asupra unei împrejurări relevante.

(2) Comunicarea clară și raportată la cauza concretă permite avocatului să identifice obiectul solicitării, să aprecieze prioritatea acesteia și să își organizeze corespunzător activitatea profesională.

Articolul 24. Programul de comunicare

(1) Comunicarea curentă are loc în timpul programului de lucru al cabinetului.

(2) Mesajele și apelurile efectuate după program, sâmbăta, duminica sau în zilele nelucrătoare sunt examinate, de regulă, în următoarea zi lucrătoare, cu excepția situațiilor urgente.

Articolul 25. Termenul de răspuns

(1) Termenul de răspuns se apreciază în funcție de natura, importanța și urgența solicitării, complexitatea problemei și termenele procesuale aplicabile.

(2) Solicitările care implică termene apropiate sau consecințe juridice imediate sunt tratate cu prioritate, fără ca simpla transmitere a unei solicitări să presupună obligația unui răspuns imediat.

Articolul 26. Situațiile urgente

(1) Contactarea avocatului în afara programului este justificată atunci când situația necesită o intervenție care nu poate fi amânată în mod rezonabil, inclusiv în cazul reținerii, percheziției, unei acțiuni procesuale neprevăzute sau al unui termen imediat.

(2) Caracterul urgent se apreciază în funcție de consecințele juridice pe care întârzierea le poate produce, iar nu exclusiv în funcție de solicitarea unui răspuns imediat.

Articolul 27. Canalele de comunicare

(1) Telefonul se utilizează pentru discuții operative, SMS-ul pentru comunicări scurte, iar e-mailul este recomandat pentru transmiterea documentelor, informațiilor detaliate și solicitărilor care necesită păstrarea conținutului.

(2) Problemele care necesită analiză juridică aprofundată se examinează în cadrul unei consultații și nu printr-un schimb prelungit de mesaje.

Articolul 28. Transmiterea documentelor

(1) Documentele transmise între client, avocat și/sau asistenta avocatului se expediază, cu prioritate, în format PDF, la adresa electronică de corespondență indicată, într-o formă completă, lizibilă și ordonată.

(2) Documentele se transmit, de regulă, scanate, iar nu fotografiate. Dacă acestea conțin un termen procedural, necesită o acțiune într-un anumit termen sau au caracter urgent, partea care le transmite indică expres acest fapt și, după caz, data primirii lor.

Articolul 29. Solicitarea de a fi contactat

(1) Clientul care solicită prin mesaj sau prin intermediul asistentei avocatului să fie contactat indică succint cauza, motivul solicitării și, după caz, existența unui termen sau a unei situații urgente.

(2) Solicitarea formulată exclusiv prin expresia „sunați-mă” nu permite stabilirea naturii și priorității comunicării. Indicarea motivului permite avocatului să pregătească discuția și să își organizeze timpul profesional.

Articolul 30. Revenirea avocatului cu un apel

(1) Solicitarea de a fi contactat nu presupune efectuarea imediată a apelului, avocatul revenind în funcție de natura solicitării, urgența acesteia, termenele aplicabile și activitățile profesionale în desfășurare.

(2) În cazul transmiterii solicitării prin asistenta avocatului, clientul comunică informațiile necesare identificării cauzei și motivului contactării, fără obligația de a expune detalii confidențiale destinate exclusiv avocatului.

Articolul 31. Consultațiile juridice

(1) Consultațiile se desfășoară, de regulă, în baza unei programări prealabile, la sediu, prin telefon sau prin alte mijloace de comunicare la distanță.

(2) Dacă situația necesită examinarea unor documente, acestea se transmit anterior consultației. Consultația cuprinde analiza situației, explicarea drepturilor și obligațiilor, evaluarea riscurilor și formularea opțiunilor și recomandărilor juridice.

Articolul 32. Onorariul și serviciile profesionale

1) Consultarea, analiza situației și a documentelor, formularea unei opinii juridice, redactarea actelor, reprezentarea, apărarea și elaborarea strategiei juridice constituie activități profesionale a avocatului și sunt remunerate prin onorariu, în condițiile stabilite prin contractul de asistență juridică.

(2) Activitățile care depășesc obiectul serviciilor convenite pot constitui servicii profesionale distincte și pot presupune stabilirea unui onorariu suplimentar. Existența unui mandat nu presupune acordarea nelimitată a altor servicii juridice în afara celor convenite.

Articolul 33. Informarea clientului

(1) Avocatul informează clientul despre evoluțiile relevante, actele importante, termenele și împrejurările care necesită participarea ori luarea unei hotărâri de către acesta.

(2) Informarea clientului nu presupune comunicarea distinctă a fiecărei operațiuni tehnice sau administrative care nu influențează situația sa juridică.

Articolul 34. Acțiunile care revin clientului

(1) Dacă, în urma consultației, clientului îi revine efectuarea unei acțiuni, acesta o realizează în termenul și modul recomandat, cu informarea avocatului despre rezultat.

(2) Consultația juridică nu substituie acțiunea care trebuie efectuată de client, iar neîndeplinirea sau întârzierea acesteia poate afecta realizarea drepturilor sau eficiența strategiei juridice.

Articolul 35. Reamintirea termenelor și acțiunilor

(1) Clientul urmărește propriile obligații, programări și acțiuni care îi revin și utilizează mijloace proprii de organizare și reamintire.

(2) Avocatul sau asistenta poate reaminti anumite termene în cadrul gestionării cauzei, fără ca această comunicare să transfere asupra cabinetului responsabilitatea personală a clientului.

Articolul 36. Comunicările repetate

(1) Transmiterea succesivă a aceleiași solicitări prin telefon, SMS și e-mail nu determină examinarea prioritară a acesteia.

(2) Dacă solicitarea a fost recepționată, repetarea este justificată atunci când au intervenit împrejurări noi ori un termen urgent.

Articolul 37. Limitele disponibilității avocatului

(1) Existența mandatului nu presupune disponibilitatea permanentă a avocatului prin telefon sau prin alte mijloace de comunicare.

(2) Activitatea profesională include ședințe, consultații, studierea cauzelor, redactarea actelor și alte activități care necesită timp, concentrare și organizarea corespunzătoare a programului.

Capitolul V

CALITATEA ASISTENȚEI JURIDICE ȘI PROTECȚIA RAPORTULUI PROFESIONAL

Articolul 38. Rezultatul cauzei

(1) Avocatul poate evalua situația juridică, riscurile, opțiunile și perspectivele cauzei pe baza informațiilor disponibile la momentul analizei.

(2) Avocatul nu garantează soluția unei instanțe, a procurorului, a unei autorități sau conduita unei terțe persoane, obligația sa constând în acordarea competentă și diligentă a asistenței juridice.

Articolul 39. Competența și diligența profesională

(1) Competența presupune examinarea corespunzătoare a situației de fapt și de drept, identificarea normelor aplicabile, aprecierea probelor și riscurilor, alegerea mijloacelor juridice adecvate și formularea unei poziții profesionale fundamentate.

(2) Diligența presupune întreprinderea în timp util a acțiunilor aferente mandatului, respectarea termenelor, pregătirea corespunzătoare a actelor și reprezentării, informarea clientului și adaptarea strategiei la împrejurările noi ale cauzei.

Articolul 40. Confidențialitatea

1) Avocatul, asistența avocatului și clientul protejează caracterul confidențial al informațiilor, documentelor și comunicărilor realizate în cadrul raportului profesional, avocatul fiind ținut, în mod distinct, de secretul profesional și de obligațiile prevăzute de lege.

(2) Părțile asigură păstrarea documentelor în condiții care să prevină accesul neautorizat, pierderea, deteriorarea sau divulgarea acestora. Prelucrarea datelor cu caracter personal se efectuează în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor cu caracter personal.

Articolul 41. Protecția strategiei juridice

(1) Strategia juridică reprezintă rezultatul activității intelectuale și profesionale a avocatului și poate include analiza, argumentele, succesiunea acțiunilor, opțiunile procesuale și mijloacele de apărare. Elementele originale materializate în documente juridice perfectate de avocat pot beneficia, în condițiile legii, de protecția proprietății intelectuale.

(2) Clientul protejează strategia juridică împotriva divulgării, reproducerii, transmiterii sau utilizării necoordonate atunci când asemenea acțiuni pot afecta poziția juridică, eficiența asistenței juridice acordate sau interesele profesionale legitime ale avocatului.

Articolul 42. Implicarea persoanelor terțe

(1) Dacă natura cauzei o impune, avocatul poate propune atragerea în rezolvarea problemei juridice a unor profesioniști, specialiști, experți sau a altor persoane calificate, cu informarea și, după caz, acordul clientului, cu respectarea confidențialității și a strategiei juridice.

(2) Clientul nu este în drept să implice persoane terțe în gestionarea cauzei atunci când intervenția acestora poate afecta strategia, executarea mandatului, integritatea cauzei, inclusiv garanțiile procesuale ale justițiabilului.

Articolul 43. Respectul reciproc

(1) Comunicarea dintre avocat, asistenta avocatului și client se desfășoară într-o manieră profesională, civilizată și bazată pe bună-credință.

(2) Nu sunt admise presiunile, limbajul ofensator, solicitările abuzive sau solicitarea efectuării unor acțiuni contrare legii, deontologiei ori independenței profesionale a avocatului.

Capitolul VI

ÎNCETAREA RAPORTULUI PROFESIONAL ȘI DISPOZIȚII FINALE

Articolul 44. Încetarea raportului profesional

(1) La încetarea mandatului, avocatul și clientul clarifică stadiul cauzei și activitățile realizate, astfel încât clientul să cunoască situația juridică existentă la acel moment.

(2) Încetarea raportului profesional se finalizează prin întocmirea unui Raport de activitate, în care se consemnează activitățile realizate în cadrul mandatului.

Articolul 45. Responsabilitatea după încetarea mandatului

(1) Din momentul încetării mandatului, responsabilitatea pentru urmărirea situației juridice, respectarea termenelor și întreprinderea acțiunilor ulterioare revine exclusiv clientului.

(2) Încetarea mandatului delimitează responsabilitatea profesională a avocatului de acțiunile și împrejurările ulterioare încetării raportului de asistență juridică.

Articolul 46. Raportul cu legea și contractul de asistență juridică

(1) Prezentele Reguli se aplică în coroborare cu legislația privind profesia de avocat, normele deontologice și contractul de asistență juridică încheiat cu clientul.

(2) În cazul existenței unor dispoziții imperative ale legii, ale normelor profesionale sau ale contractului de asistență juridică, acestea se aplică cu prioritate față de prezentele Reguli.