Reguli de comunicare între mediator și părțile procesului de mediere

Capitolul I

DISPOZIȚII GENERALE

Articolul 1. Obiectul reglementării

(1) Prezentele Reguli stabilesc cadrul de comunicare dintre mediator și părțile medierii pe durata organizării și desfășurării procesului de mediere.

(2) Regulile urmăresc asigurarea unei comunicări clare, echilibrate, confidențiale și eficiente, cu delimitarea rolului mediatorului și a responsabilităților părților.

Articolul 2. Principiile comunicării

(1) Comunicarea în cadrul medierii se întemeiază pe participarea benevolă, confidențialitate, egalitatea părților, flexibilitate, bună-credință și respect reciproc.

(2) Mediatorul își exercită atribuțiile în condiții de independență, neutralitate și imparțialitate și asigură fiecărei părți posibilitatea rezonabilă de a participa la procesul de mediere.

Articolul 3. Rolul mediatorului

(1) Mediatorul organizează și facilitează comunicarea dintre părți, contribuie la clarificarea intereselor și sprijină identificarea unor opțiuni de soluționare a litigiului.

(2) Mediatorul nu reprezintă interesele uneia dintre părți, nu stabilește cine are dreptate și nu impune soluția litigiului.

Articolul 4. Rolul părților

(1) Părțile participă personal sau prin reprezentanți, în condițiile legii, la examinarea problemelor care formează obiectul medierii și contribuie la identificarea soluțiilor posibile.

(2) Fiecare parte își exprimă propria poziție, interesele și propunerile și este responsabilă pentru hotărârile pe care le adoptă în cadrul medierii.

Articolul 5. Caracterul benevol al medierii

(1) Participarea și continuarea medierii se întemeiază pe voința părților, cu excepția cazurilor în care legea prevede obligația participării la o ședință de mediere.

(2) Participarea obligatorie la o ședință, în cazurile prevăzute de lege, nu obligă partea să continue medierea, să accepte o propunere sau să încheie o tranzacție.

Capitolul II

ORGANIZAREA COMUNICĂRII

Articolul 6. Scopul comunicării

(1) Comunicările adresate mediatorului trebuie să aibă legătură cu organizarea medierii, obiectul litigiului, desfășurarea ședințelor sau identificarea unor opțiuni de soluționare.

(2) Comunicarea se realizează într-o manieră clară și relevantă pentru procesul de mediere, astfel încât timpul profesional să fie utilizat eficient și echilibrat în raport cu ambele părți.

Articolul 7. Programul de comunicare

(1) Comunicările curente cu mediatorul au loc în timpul programului de lucru.

(2) Mesajele sau solicitările transmise după program, sâmbăta, duminica ori în zilele nelucrătoare sunt examinate, de regulă, în următoarea zi lucrătoare.

Articolul 8. Canalele de comunicare

(1) Comunicarea poate avea loc prin telefon, SMS, e-mail, alte mijloace electronice sau în cadrul ședințelor de mediere.

(2) E-mailul este recomandat pentru transmiterea documentelor, propunerilor formulate în scris și a informațiilor care necesită păstrarea conținutului comunicării.

Articolul 9. Programarea ședințelor

(1) Ședințele de mediere se programează în prealabil, ținând cont de disponibilitatea mediatorului și, în măsura posibilului, a tuturor părților.

(2) Partea care nu poate participa la ședința stabilită informează mediatorul într-un termen rezonabil, astfel încât desfășurarea procesului să poată fi reorganizată corespunzător.

Articolul 10. Solicitările și comunicările repetate

(1) Repetarea aceleiași solicitări prin telefon, SMS și e-mail nu determină examinarea prioritară a acesteia dacă informația a fost deja recepționată.

(2) Partea revine asupra unei comunicări atunci când au intervenit împrejurări noi sau informații relevante pentru organizarea ori desfășurarea medierii.

Articolul 11. Comunicările urgente

(1) Dacă apare o împrejurare care poate afecta imediat desfășurarea medierii, partea indică în mod concret motivul și termenul relevant.

(2) Caracterul urgent al unei comunicări se apreciază în raport cu consecințele asupra procedurii de mediere, iar nu numai în funcție de solicitarea unui răspuns imediat.

Capitolul III

DESFĂȘURAREA COMUNICĂRII ÎN MEDIERE

Articolul 12. Ședințele comune și separate

(1) Mediatorul poate desfășura ședințe comune cu toate părțile sau ședințe separate cu fiecare dintre acestea, în funcție de natura litigiului și necesitățile procesului de mediere.

(2) Desfășurarea unei ședințe separate nu afectează neutralitatea și imparțialitatea mediatorului și nu îl transformă în reprezentantul, consilierul sau apărătorul părții respective.

Articolul 13. Comunicarea în cadrul ședințelor separate

(1) În cadrul ședinței separate, partea poate comunica mediatorului informațiile pe care le consideră relevante pentru identificarea intereselor și posibilităților de soluționare a litigiului.

(2) Informațiile comunicate separat sunt gestionate cu respectarea confidențialității și nu sunt transmise celeilalte părți atunci când partea a indicat caracterul lor confidențial, cu respectarea excepțiilor prevăzute de lege.

Articolul 14. Ședințele la distanță

(1) Ședințele de mediere pot fi desfășurate și prin mijloace de comunicare la distanță atunci când natura litigiului și condițiile tehnice permit desfășurarea corespunzătoare a procedurii.

(2) Utilizarea mijloacelor electronice trebuie să permită identificarea participanților, comunicarea efectivă și păstrarea confidențialității procesului de mediere.

Articolul 15. Egalitatea părților în comunicare

(1) Mediatorul asigură un tratament echilibrat al părților și evită orice conduită susceptibilă să creeze aparența favorizării uneia dintre acestea.

(2) Fiecărei părți i se oferă posibilitatea rezonabilă de a-și prezenta poziția, interesele, informațiile și propunerile relevante pentru obiectul medierii.

Articolul 16. Comunicarea orientată spre soluționare

(1) Comunicarea în cadrul medierii este orientată spre clarificarea problemelor litigioase, identificarea intereselor și examinarea posibilităților de soluționare.

(2) Comunicările care urmăresc exclusiv discreditarea celeilalte părți, exercitarea presiunii asupra mediatorului sau repetarea fără necesitate a acelorași acuzații pot fi limitate de mediator în scopul menținerii caracterului constructiv al procedurii.

Capitolul IV

LIMITELE ROLULUI MEDIATORULUI ȘI HOTĂRÂRILE PĂRȚILOR

Articolul 17. Limitele rolului mediatorului

(1) Mediatorul facilitează negocierea și poate sprijini părțile în identificarea opțiunilor de soluționare, fără a substitui voința acestora.

(2) Mediatorul nu adoptă hotărâri asupra litigiului, nu garantează ajungerea la o înțelegere și nu poate impune unei părți acceptarea unei anumite soluții.

Articolul 18. Hotărârile care aparțin părților

(1) Părțile decid asupra continuării medierii, asupra propunerilor discutate și asupra conținutului unei eventuale tranzacții, în limitele prevăzute de lege.

(2) Mediatorul poate formula propuneri de soluționare în condițiile legii, însă acceptarea, modificarea sau respingerea acestora aparține exclusiv părților.

Articolul 19. Consultația juridică individuală

(1) Mediatorul nu acordă uneia dintre părți consultație juridică individuală orientată spre apărarea intereselor acesteia împotriva celeilalte părți.

(2) Partea care necesită evaluarea propriilor drepturi, riscuri sau consecințe juridice poate solicita asistență juridică independentă înaintea sau pe durata procesului de mediere.

Articolul 20. Participarea profesioniștilor și a altor persoane

(1) Părțile pot fi asistate, în condițiile legii și ale regulilor convenite pentru mediere, de avocați, interpreți, specialiști sau alte persoane a căror participare este necesară.

(2) Participarea acestora nu trebuie să afecteze caracterul confidențial, echilibrul dintre părți sau rolul mediatorului în conducerea procesului de mediere.

Capitolul V

DOCUMENTELE, CONFIDENȚIALITATEA ȘI REMUNERAREA

Articolul 21. Transmiterea documentelor

(1) Părțile transmit mediatorului documentele și informațiile relevante pentru înțelegerea obiectului litigiului și desfășurarea medierii. Documentele se expediază, cu prioritate, în format PDF, la adresa electronică indicată, într-o formă completă, lizibilă și ordonată.

(2) Documentele se transmit, de regulă, scanate, iar nu fotografiate. Prezentarea acestora mediatorului nu echivalează cu efectuarea unei expertize juridice și nici cu validarea poziției uneia dintre părți.

Articolul 22. Confidențialitatea

(1) Mediatorul și părțile protejează caracterul confidențial al informațiilor, declarațiilor, propunerilor, documentelor și comunicărilor realizate în cadrul procesului de mediere, în limitele și cu excepțiile prevăzute de lege.

(2) Documentele și informațiile sunt păstrate și transmise în condiții care să prevină accesul ori divulgarea neautorizată, iar datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu legislația aplicabilă.

Articolul 23. Contractul de mediere

(1) Condițiile desfășurării medierii, drepturile și obligațiile participanților, remunerația și alte aspecte relevante se stabilesc prin contractul de mediere, în condițiile legii.

(2) Înaintea semnării contractului, mediatorul informează părțile asupra scopului și modului de desfășurare a medierii, efectele semnării unei tranzacții de mediere, precum consecințele nerespectării prevederilor tranzacției de mediere semnate.

Articolul 24. Remunerația și cheltuielile

(1) Activitatea mediatorului poate fi oneroasă sau gratuită, în condițiile legii, iar onorariul și cheltuielile aferente medierii se stabilesc potrivit contractului de mediere și acordului părților.

(2) Pregătirea și desfășurarea ședințelor, examinarea documentelor și comunicările profesionale privind obiectul medierii constituie activități aferente serviciului de mediere și sunt remunerate potrivit condițiilor convenite.

Capitolul VI

CONDUITA ȘI DISPOZIȚIILE FINALE

Articolul 25. Respectul reciproc

(1) Comunicarea dintre mediator și părți, precum și dintre părțile participante la mediere, se desfășoară într-o manieră civilizată, profesională și bazată pe bună-credință.

(2) Nu sunt admise amenințările, presiunile, limbajul ofensator sau alte conduite care împiedică desfășurarea echilibrată și efectivă a procesului de mediere.

Articolul 26. Protejarea independenței și imparțialității mediatorului

(1) Părțile se abțin de la orice solicitare sau conduită prin care se urmărește influențarea mediatorului în favoarea uneia dintre ele.

(2) Comunicarea separată, transmiterea documentelor sau exprimarea unei poziții nu poate fi utilizată pentru a solicita mediatorului asumarea intereselor ori strategiei uneia dintre părți.

Articolul 27. Raportul cu legea și contractul de mediere

(1) Prezentele Reguli se aplică în coroborare cu legislația privind medierea, normele profesionale și contractul de mediere încheiat cu părțile.

(2) În cazul unor dispoziții imperative ale legii sau ale contractului de mediere, acestea se aplică cu prioritate față de prezentele Reguli.